Toda semana abro caixas de perguntas em meu Instagram para que eu possa cada vez mais auxiliar outros profissionais a construírem e fortalecerem suas marcas, sejam pessoais ou empresariais. Um fato que me chamou muita atenção quando questionei sobre dicas de leitura que meus seguidores gostariam de ter foi: Como melhorar a comunicação no trabalho. Quem me questionou isso foi uma seguidora que é líder de uma das empresas em maior crescimento no Brasil que não apenas gerou o gatilho para que eu a respondesse por vídeo no story como também para trazer esse conteúdo por meio de artigo tendo em vista que a comunicação interna ainda é um grande desafio no universo empresarial.
Uma crença que muitas pessoas possuem: achar que comunicação é o que e o quanto você fala, mas na realidade, para classificar se uma comunicação é boa ou ruim é preciso analisar o quanto quem está recebendo a informação está conseguindo absorver. Ou seja, comunicação eficiente é aquela que é facilmente compreendida por quem ouve ou lê.
Quando uma empresa consegue desenvolver uma comunicação interna eficiente, a rotatividade tende a diminuir, a produtividade dos colaboradores a aumentar e o clima organizacional passa a ser mais saudável e colaborativo. Afinal, um ambiente colaborativo precisa fazer jus ao nome “colaborador”, o qual é peça-chave para o chamado employer branding.
7 dicas de ouro para melhorar sua comunicação interna
Não é difícil criar e manter uma comunicação interna, afinal é preciso estruturar processos, certo? Porém, o complexo é não dificultar por meio de infinitas ferramentas e saber lidar com o ser humano. Trago aqui 7 dicas que vão lhe auxiliar a refletir sobre a comunicação interna da sua empresa e até mesmo o modo como você tem feito isso para fortalecer sua marca pessoal dentro e fora da organização.
1- Há dados?
Isso mesmo. Será que tem em suas mãos dados suficientes para que a comunicação entre você e outras pessoas da equipe consigam se entender?
Não é que precise ser uma fonte humana de dados e números, mas ter base que lhe gere condições analíticas para debater determinadas decisões é essencial para que a comunicação interna não fraqueje e as medidas de gestão não sejam tomadas por “achismo” ou baseadas em “métricas de vaidade” as quais satisfazem meia dúzia e prejudicam a grande massa de colaboradores e clientes.
Em minhas mentorias, por exemplo, além de conselhos, dicas e recomendações relacionadas à marca pessoal, também costumo trazer dados para que meus mentorados entendam a importância de uma comunicação estratégica nas redes sociais, inclusive no LinkedIn, mídia estratégica atualmente para projeção de profissionais e criação de autoridade moral em seu segmento. Isso faz com que não apenas tenham uma visão e compreensão maior do mercado que estão inseridos, mas também confiança no processo já que começam a entender cada vez mais suas personas a partir do momento que publicam e colhem feedbacks.
2- Estes dados estão disponíveis e conscientes a todos?
Se a resposta for negativa, é preciso criar maneiras de disponibilizar essas informações às pessoas que trabalham na empresa e, melhor ainda, proporcionar com que elas entendam o que significam. Agora, se for positiva, é necessário fazer outro questionamento em seguida: os colaboradores têm qual nível de capacidade de interpretação desses dados? Sabem onde encontrar e será que eles sabem qual o significado de cada dado? Quando não ocorre essa busca incansável de ensino quanto à interpretação dos dados, você já imaginou o impacto no dia a dia dentro da organização? Consequências incalculáveis geralmente e que não são valorizadas por maior parte dos gestores. E sabe o porquê? Pois nem mesmo muitos deles se preocupam com isso, infelizmente. Seja no marketing digital ou em qualquer outra área de gestão moderna, basear-se em decisões por puro achismo é negligenciar que se vive na Era dos Dados e comprometer decisões que poderiam ser sustentáveis à empresa.
Parece básico, mas há muitas empresas no mercado que ainda pecam nisso. Dizem ter comunicação interna efetiva porque disponibilizam as informações mas não ensinam e explicam para que cada dado serve e de que maneira o colaborador por utilizar aquilo como gatilho para o próprio desempenho ou mesmo para criar um maior relacionamento com os clientes e parceiros comerciais estratégicos.
3- Há padronização dos dados?
Os itens 1 e 2 acima estão ok na empresa em que trabalha? Ótimo. Agora olhe para as informações disponíveis aos colaboradores e pergunte-se: há um padrão de comunicação entre elas para que todos compreendam? E os responsáveis por gerarem os dados possuem este compromisso?
Se os dados gerais disponíveis não forem de fácil leitura e compreensão a todos da empresa, sua comunicação interna continuará falha e a terceirização de responsabilidades e acusações frequentes dentro do seu ambiente corporativo. “Ah, mas aqui na empresa nós criamos uma linguagem distinta para que cada setor possa entender e ter acesso aos dados”. Sim, mas então os colaboradores só podem manter contato com os colegas do próprio setor? Como vão se entender em uma reunião geral, por exemplo, se cada um fala a mesma “coisa” mas de formas e com termos distintos?
Ter um padrão de comunicação interna auxilia na integração das equipes, crescimento da empresa e maneira como a mesma se comunica no mercado e com seus clientes. O mesmo acontece quando voltamos o nosso olhar para a comunicação de uma marca pessoal. Quando inicio um novo processo de mentoria com meus mentorados, uma das primeiras questões que definimos é justamente essa: o que e de que forma eles irão se comunicar para que seus seguidores, conexões, clientes e parceiros comerciais possam compreender o que compartilham de valor.
4- O outro lado quer entender?
Será que quem recebe a informação está disposta a analisar para então decidir o que fará com ela?
Por que digo isso? Vejo muitos colaboradores reclamando que não há comunicação interna onde trabalham, mas também não querem escutar o que o outro tem a falar. Ou nem param para escutar e receber aquele dado novo ou uma nova interpretação, ou então fingem estar presentes apenas para dizer que escutaram, mas no fundo não prestaram atenção ou não estavam abertos a tirar o melhor proveito daquilo.
Escutar o outro não significa concordar com ele, mas estar aberto ao entendimento. Isso é o que se precisa buscar na 1ª fase da comunicação.
5- Reduza a burocracia
Olhe para os processos de forma holística e identifique aquilo que pode ser retirado para não ter tanta burocracia e melhorar a comunicação interna. E aqui quando digo para retirar, me refiro tanto a processos internos quanto pessoas.
Historicamente, a burocracia existe para alimentar uma ou mais das situações abaixo:
- Aumentar a chance de corrupção: quanto mais dificuldades se cria em um processo, maior a chance de entropia e, por outro lado, “facilitações pagas”. Muito comum isso no poder público em nosso país;
- Alguém não quer fazer a tarefa: a burocracia cai como uma luva para aqueles “profissionais” que acreditam que terão mais trabalho se o “tradicional” for mudado pelo ágil ou exponencial;
- Alguém que não sabe o que fazer: aqui falta orientação e, por vezes, o gestor, empresário ou colaborador não está burocratizando intencionalmente, como nas duas situações listadas acima, mas simplesmente porque não sabe como dar um passo à facilitação de processos.
Analise as maneiras que a empresa tem para que os colaboradores sejam incentivados a compartilhar ideias, sugerir melhorias e informações sobre o dia a dia. Será que são formas convidativas ou há muita burocracia para conseguir dialogar? Quanto mais etapas tiver no caminho entre A-B, uma comunicação interna com maior entropia tende a ter. É como uma rede social: se para fazer uma compra por e-commerce, tirar uma dúvida ou mesmo entrar em contato com algum profissional e ou empresa for necessário clicar em vários botões até conseguir o que quer, há uma probabilidade grande do usuário desistir no meio do caminho. Entender sobre isso é buscar conhecimento sobre UX design.
Para quem quiser uma leitura que recomendo, segue a obra de Travis Lowdermilk caso você queira adquirir:
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6- Transparência de dados
Comunicação interna sem transparência de dados não é foco de uma comunicação para marcas sustentáveis. Se valores, propósito, estratégias, objetivos e resultados da empresa não forem compartilhados com transparência para quem trabalha nela, não se cria um ambiente saudável (socialmente e financeiramente) em que todos estão alinhados e, muito menos, consegue-se passar uma boa imagem para os clientes e parceiros pois as falhas começam a aparecer.
Claro que existem determinadas informações que nem sempre podem ser compartilhadas com todos os setores, justamente para não gerar cenários turbulentos, mas o que pode e não pode está inclusive listado nos processos de geração de dados e comunicação interna da empresa? Caso não, a chamada “fofoca de corredor” começa a ganhar relevância. Contudo, fazer com que os colaboradores tenham ciência da realidade da empresa é fundamental, principalmente em tempos de crise, nos quais a compreensão e trabalho em conjunto são ainda mais importantes para a superação das barreiras de mercado em conjunto.
7- É preciso querer se comunicar
Sabe aquela frase que escutamos dentro das empresas e também em nossa vida pessoal: “Ele que venha falar comigo” ou “Ela que tome a iniciativa”? Pois é, isso não tem efeito algum na busca de uma comunicação sustentável, além de atrasar o sucesso e prejudicar a comunicação interna na sua empresa.
“Dalbosco, mas eu já falei e nada adiantou”. Ok, mas você analisou o porquê isso aconteceu? Falar não é sinônimo de comunicação. Pode ser que por mais que tenha dito, você não tenha sido claro e a pessoa não tenha compreendido, voltando ao item 1 que mencionei aqui. Ou então, a pessoa não quer realmente compreender e aqui se entra em um outro desafio a resolver.
Como manter uma boa comunicação interna em um ambiente com diferentes culturas
Se manter uma comunicação de qualidade já é complexo e tem seus desafios dentro da mesma cultura, imagina quando há várias? Vamos pegar o exemplo do Bolshoi Brasil, o qual sou influencer e venho auxiliando no desenvolvimento de seus profissionais e alunos há algum tempo por meio de lives, palestras e mentorias.
A Escola de Teatro Bolshoi, sediada em Joinville (SC), é a única filial do Teatro Bolshoi de Moscou e desde 2000 recebe e lida diariamente com alunos de vários estados do Brasil e outros países, assim como também com fornecedores, parceiros e amigos do Bolshoi. Ou seja, o Bolshoi precisa, além de ter processos muito bem definidos em sua cultura organizacional para manter a cultura interna, também deve levar em consideração as diferentes culturas de seus clientes internos e externos.
Para entender sobre esse equilíbrio que o Bolshoi tem e como funcionam as aulas, convidei o Diretor Geral do Bolshoi Brasil, o russo Pavel Kazarian, para um bate-papo no meu podcast.
Pavel Kazarian e eu na Escola o Teatro Bolshoi em Joinville (SC) – Fonte: Acervo Pessoal Ricardo Dalbosco
O Bolshoi hoje conta com uma estrutura completa, mais de seis mil metros quadrados de área, para atender os diversos bailarinos que estudam nela. Em mais de 20 anos, dezenas de bailarinos concluíram suas formações e seguiram suas carreiras nas melhores companhias de dança do mundo. Todo o esforço feito por cada um dos colaboradores para manter uma comunicação interna eficiente é o que faz com que a Escola continue com sua força, credibilidade, reconhecimento e propósito de transformar a vida de jovens por meio da dança.
O grande erro da comunicação interna
Com a mudança de cenário gerada pelo Covid-19, diversas empresas passaram a investir em ferramentas e táticas digitais para melhorar a comunicação interna com seus colaboradores. Segundo uma pesquisa realizada pela Social Base/Ação Integrada, 63% dos entrevistados responderam que optaram pela digitalização como forma de manter a comunicação interna ativa durante a crise.
Essa digitalização pode ocorrer por canais distintos e, dependendo do tamanho da empresa, algumas são mais preferidas que outras. Veja no gráfico abaixo que deixei abaixo para facilitar a sua compreensão:
Tecnologias utilizadas pelas empresas para manter a comunicação interna – Fonte: Intranett
Acontece que, por mais que elas estejam disponíveis no mercado para auxiliar, acreditar que implementar uma ou mais ferramentas resolve por si só a falha de comunicação é o grande erro das empresas. Comunicação interna se resolve por meio de atitude, entendimento, alinhamento, processos, testes, validações e ajustes contínuos.
As ferramentas são apenas facilitadoras dentro deste processo que começa pela atitude, a qual é a base da comunicação.
Criar valor aos clientes internos (colaboradores, gestores da empresa, acionistas e conselheiros) só ocorre quando a sua comunicação é efetiva. Veja a dica que dei neste vídeo na entrevista que dei ao Igor Pipolo, mentorado que por anos foi gestor na Rede Globo e hoje é o atual Vice-Presidente Latam da Sinerlog USA, para que você possa fortalecer sua marca pessoal:
A comunicação interna é uma via de mão dupla. Não basta a empresa investir em ferramentas que auxiliem nesse processo, mas líderes e liderados também precisam contribuir por meio de posturas, atitudes e intenções de melhoria contínua frente ao processo de comunicação. A responsabilidade é de ambos os lados e o alinhamento impacta diretamente na comunicação da marca com o mercado. Sem a “voz interna” bem estruturada, definida, comunicada e compreendida corretamente, a trajetória para o sucesso da marca será mais demorada, (isso se no meio do caminho a falta de comunicação interna não matar o negócio, como já presenciei inúmeras vezes em pequenas, médias e grandes empresas).
O primeiro passo que você pode dar para auxiliar a melhorar essa questão na sua empresa é analisar a forma como tem se comunicado, seja com familiares, amigos, colegas ou clientes. E não só mas como você está sendo compreendido(a)? Reflita sobre isso e se esse conteúdo foi útil para você, compartilhe com outros profissionais da sua empresa. Se cada um fizer essa primeira análise, já terão dado um primeiro grande passo nessa evolução para uma marca comunicativa, seja internamente assim como como os clientes e parceiros comerciais no mercado, concorda?
